Fecha de vigencia: 13 de agosto de 2025

Esta Política de Reembolsos y Devoluciones aplica a las compras realizadas en Poly Biotech (“Poly Biotech”, “nosotros”, “nuestro”). Debido a que suministramos materiales de laboratorio sensibles y de uso exclusivo en investigación, aplican reglas especiales para devoluciones y reembolsos con el fin de proteger la integridad del producto y el cumplimiento normativo.

1) Principios Generales

• Todos los productos se venden solo para uso en investigación de laboratorio. No apto para uso humano ni veterinario.
• Muchos artículos son termosensibles y/o estériles. Para mantener la cadena de custodia y seguridad del producto, la mayoría de los pedidos no son elegibles para devolución una vez enviados.
• Repararemos, reemplazaremos o reembolsaremos en casos de daños confirmados en tránsito, artículos enviados incorrectamente o defectos documentados atribuibles a nosotros.

2) Artículos No Reembolsables

No son elegibles para devolución o reventa una vez despachados desde nuestra instalación:

• Materiales con control de temperatura (p. ej., péptidos), artículos de cadena de frío y cualquier producto que requiera almacenamiento refrigerado o congelado.
• Viales/contenedores abiertos, sin sellar o parcialmente usados; artículos con etiquetas, sellos o empaques de seguridad comprometidos.
• Productos personalizados o fabricados por pedido, lotes especiales o artículos etiquetados como “No retornables”.
• Productos que hayan salido de condiciones de almacenamiento controladas (p. ej., retrasos fuera de nuestra custodia, almacenamiento inadecuado por parte del receptor).

3) Casos Elegibles para Reembolso/Reemplazo

Con notificación y documentación oportuna (ver Sección 5), ofreceremos un reemplazo o reembolso en los siguientes escenarios:

• Daño en tránsito: Daño físico al empaque exterior y producto, registrador de temperatura indicando desviación o evidencia de fuga al momento de la entrega.
• Artículo incorrecto: El producto/SKU no coincide con la factura proforma o lista de empaque confirmada.
• Defecto documentado: Problema de calidad verificable atribuible a nosotros (p. ej., COA incorrecto, error de etiquetado).
• Pérdida de envío: El transportista confirma pérdida y concluye la investigación.

Jerarquía de remedio: Primero ofreceremos un reemplazo idéntico. Si no es posible, podremos ofrecer un sustituto de igual valor (con su aprobación) o un reembolso al método de pago original.

4) Casos No Elegibles

• Rechazo/retención en aduanas por falta de permisos, licencias o incumplimiento de requisitos de importación por parte del comprador.
• Información de envío incorrecta proporcionada por el comprador, entregas fallidas o rechazo de la entrega.
• Cambio de opinión después del envío o errores de pedido no reportados antes del despacho.
• Almacenamiento/manejo inadecuado después de la entrega, incluyendo no refrigerar/congelar según lo especificado.

5) Cómo Reportar un Problema (Proceso RMA)

Para solicitar autorización de reemplazo o reembolso (RMA), contáctenos en support@polybiotech.co e incluya:

• Número de orden, número(s) de lote y nombre(s) de producto
• Descripción clara del problema
• Fotos del empaque exterior, empaque interior, etiqueta del producto y cualquier daño
• Datos/archivos del registrador de temperatura (si aplica) y sello de tiempo de entrega

Plazo de notificación: dentro de 48 horas posteriores a la entrega para daños, desviaciones de temperatura o artículo incorrecto; dentro de 7 días calendario para otros casos elegibles. Solicitudes fuera de estos plazos pueden no ser aceptadas.

6) Envío de Devoluciones (Cuando Esté Autorizado)

• Las devoluciones requieren una autorización RMA por escrito de Poly Biotech. Las devoluciones no autorizadas serán rechazadas.
• Los artículos deben estar en su estado original, sin abrir y con todas las etiquetas y accesorios intactos, salvo que se devuelvan por daño/defecto según nuestras instrucciones.
• Proporcionaremos instrucciones de empaque y control de temperatura para cualquier devolución aprobada.
• A menos que se indique lo contrario en el RMA, el comprador es responsable de los costos de envío de la devolución. En casos de error confirmado de Poly Biotech, proveeremos una etiqueta prepagada o reembolsaremos costos razonables de devolución.

7) Reembolsos

• Los reembolsos aprobados se emiten al método de pago original. El procesamiento suele tardar 5–10 días hábiles tras la confirmación (su banco/procesador puede requerir tiempo adicional).
• Si el método de pago original no acepta reembolso, podremos ofrecer nota de crédito o transferencia bancaria a nuestra discreción.
• Cuando un envío se devuelve sin abrir ni comprometer debido a problemas del transportista fuera del control del comprador, podremos reembolsar el precio del producto menos costos de envío y manejo. Puede aplicarse una tarifa de reposición de hasta 20% para cubrir pruebas, inspección y disposición, según el tipo de producto.

8) Cambios y Cancelaciones de Pedido

• Antes del despacho: Las solicitudes de modificación o cancelación deben enviarse a sales@polybiotech.co. Si la producción o empaque ya ha comenzado, pueden aplicarse tarifas.
• Después del despacho: Los pedidos no pueden cancelarse. Por favor siga el proceso RMA si hay algún problema al recibirlos.

9) Cambios

No ofrecemos cambios salvo cuando un producto sea reemplazado debido a daño, defecto o envío incorrecto (Sección 3).

10) Aduanas, Impuestos y Responsabilidad Regulatoria

• El comprador es responsable de cumplir con las leyes de importación locales, obtener permisos/licencias y pagar aranceles o impuestos.
• No somos responsables por retrasos, retenciones o incautaciones en aduanas. Si un envío se devuelve sin abrir por aduanas, evaluaremos la integridad del producto y asesoraremos sobre posible reembolso parcial o reenvío a costo del comprador.

11) Envíos con Control de Temperatura

• Los envíos de cadena de frío pueden incluir embalaje aislado y medios de refrigeración y, cuando esté disponible, un registrador de temperatura.
• El comprador debe refrigerar/congelar inmediatamente tras la entrega según la hoja técnica del producto. Reclamos por almacenamiento inadecuado después de la entrega no son elegibles.

12) Contracargos

Para resolver cualquier problema rápidamente, por favor contáctenos primero. Presentar un contracargo antes de contactar nuestro soporte puede retrasar la resolución. Proporcionaremos prueba de entrega del transportista, datos de temperatura (si aplica) y registros de comunicación a su banco según sea necesario.

13) Contacto

Para consultas sobre esta política o para solicitar un RMA, contacte:
Poly Biotech – Soporte
Email: support@polybiotech.co
Horario de atención: Lunes a Viernes, 9:00–17:00 (GMT-5, Hora de Colombia)

Nota: Por favor revise también nuestra página de Envíos y Entregas y el aviso legal en el pie de página para información de cumplimiento.